江苏环科院——项目管理让一切都有序

江苏省环境科学研究院成立于1985年，隶属于江苏省环境保护厅。经过30多年的发展，已成为集环境科研、管理支撑、工程设计及技术咨询于一体的综合性环境科研机构。是江苏省唯一一所省级公益性、综合性环境科研机构，是环保部重点关注和支持的省级环科院所。

近年来，江苏省环科院主持完成省级以上课题百余项，其中国家重大水专项、科技部和环保部课题20余项，各类规划数百项，工程类项目300多项，清洁生产审核300多项，环保核查100多项，环境监理80多项。

每年执行的课题数量众多，但院里也面临着所有科研院所的无法摆脱的一些困境：

首先是科研项目数量众多，项目涉及人员多，人员同时主导或参与的项目也多，项目进展主要靠口头汇报，导致项目时间节点难以把握，项目进度难以控制。

运用科研项目管理软件后，所有项目的基本信息在立项时就已经开始建立，项目的负责人、参与人员都很清晰，项目计划管理功能可以对项目任务进行层层分解和跟踪。软件提供了易用的查询功能，按项目类别或项目经理，都可以方便地列出不同类别项下的所有项目或每个人涉及的所有项目，并能通过点击项目名称查看项目的费用和进度详情，非常方便。

其次项目预算管理过程复杂，耗费科研人员与财务人员极大精力。

每年的项目申报，需要做出每个项目的精确预算，费用报销时，需要与预算额度进行对比，防止超出预算，结题时，要把项目的每一笔支出与预算进行核对。

传统模式下，项目负责人与财务人员得分别通过EXCEL表去管理这些信息，万一有一笔支出没有及时登记，对帐就会发生错误，需要查找原始凭证就更加困难。

有了宇凡公司开发的科研项目管理软件，强大的经费管理模块在很好地解决了这个问题。每个项目都执行标准化的经费管理流程，对每一个项目都有预算及预算变更的管理，所有的费用支出与报销都在系统中完成登记与审批，财务人员及管理人员和项目人员都能随时按各自的权限查询到每个项目的预算和预算执行情况。管理人员也能为每个项目设置控制策略，使超过预算的费用根本没有机会报帐，大大节约了财务人员和科研人员的时间。

最后，项目从申报到执行过程乃至结果鉴定报奖，种种文书工作非常繁琐。科研人员平均在一个小项目上花费的此类时间要一个月，大项目至少要两个月甚至更多。而这些总结或报告以及其他项目资料，在结题后，以纸质形式存档起来，多数的命运就是束之高阁，其他人想到查询和利用，非常困难。

宇凡软件的项目文档管理模块，可以按项目、按文档类型分类保存每一次项目文档。而通过分类检索或全文查询，这些文档可以方便地被再次利用或借鉴，这使科研人员的文书工作和科研效率都得以提升。以前一个月才能完成的工作，现在一个星期就能搞定。

客户：原来花一两天才能统计清楚的项目费用，现在只要三分钟就能查询出来，我们会计用上了宇凡软件，不用加那么多的班了。