科研物资采购全程电子化系统

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一、概述

科研物资采购全程电子化是利用了先进的网络技术及计算机技术，极大提高了科研单位物资采购的效率，同时有利于节约成本，优化采购管理流程，进一步促进大专院校、科研院所的可持续发展。

科研单位通过制定科研物资采购管理办法及内部审批流程，借助于宇凡内控管理系统，直接对接科研电商平台，实现从经费预算、物资选购、在线审批、订单（合同）确认、验收收货、统一结算的科研物资采购全程电子化管理，大大提升科研物资采购与管理效率。

二、特色

1、节约采购成本

在电商平台采购，不仅可以进一步拓展供货商的选择范围，而且在供应商数量上，还打破了传统采购模式的束缚性，实现由本地性采购转向全国化采购目标。与此同时，在网上采购还能降低采购成本，利用网站信息资源共享，达到无纸化办公目的。

2、提高采购效率

电子采购方式融入计算机技术，有利于科研单位内部业务流程重组，使得物资采购工作更加简单化。

3、加强交易透明度

在电子采购中，通过信息公示使采购流程具有公开性，交易双方减少不必要的接触，通过软件系统固化标准采购及审批流程，一方面提高了采购效率，同时也起到实时监督的作用，加强了交易透明度。

4、采买、结算分离

通过宇凡内控管理系统一键登录科研电商平台，课题人员实现在线选购、下单，实时校验课题经费是否有额度，实现无预算不能下单，订单确认后实时冻结预算额度防止其他开支占用。物资收货验收后由统一结算员负责跟各供应商核对物资、发票等，生成统一结算确认单走审批流程，提交财务付款，科技人员只需根据科研需要采买物资，无需关心报销付款事务，把“放管服”落到实处。

三、功能

1、系统对接

通过宇凡内控管理系统和科研电商平台的系统用户对接，实现单点登录，内部用户通过登录宇凡软件，点击“商城”，一键登录电商平台，用户身份无缝对接既降低了系统维护工作的复杂度，又保障了双方系统数据的完整性和一致性。

科研物资采购全程电子化系统

2、科研物资选购及订单下达

科研电商平台选购科研物资，添加到购物车，点击确认按钮，实时校验课题经费科目余额，有预算则自动对接宇凡内控管理系统，下达采购订单，走内部订单审批流程。

科研物资采购全程电子化系统

3、采购订单内部评审

根据院内控制度要求，对于不同采购金额的订单走不同的审批流。审批完成后自动确认商城订单。实现合同审批全程电子化：通过云科研APP或微信推送消息提醒、进行在线审批、电子签名等。

科研物资采购全程电子化系统

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4、电子合同在线签署

系统自动识别合同附件，提醒用户在线签署电子合同（支持集成第三方电子合同签署平台）。

科研物资采购全程电子化系统

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5、发送电子合同给对方签署、确认订单

确认合作供应商后，提交业务单据给对方签署（对方可登录供应商门户在线签署或下载合同附件登陆第三方电子合同平台签署），流程提交结束，自动确认商城订单。

科研物资采购全程电子化系统

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6、商家发货、甲方收货验收

商家根据确认的合同订单发货，甲方组织验货、确认签收。

科研物资采购全程电子化系统

7、统一结算

甲方月末根据验货单和供应商发票，由电商平台发起统一结算单，自动推送至宇凡内控系统，发起内部统一结算审批流程。

科研物资采购全程电子化系统

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8、上传电子发票，识别验重

上传电子发票，在线识别获取发票信息，查验等。

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9、在线结算审批，集中支付

单位领导在线审批统一结算单，签署意见，出纳批量导出付款清单，登录网银导入付款单，财务负责人审批付款，网银转账。

科研物资采购全程电子化系统

10、生成凭证

总账会计根据审核后的报销单和预制凭证规则批量生成会计凭证，入账务系统，物资采购流程结束。

科研物资采购全程电子化系统

四、价值

1、由于互联网的高效、信息曝光快，普遍缩短采购时间。传统的线下采购，需要供应商的发掘、沟通、谈价、比价、议价、合同的签订、物流的跟催等流程，耗时太长，线上的交易可以有效补充线下采购的不足。

2、大数据时代的采购模式。传统的线下供应商范围有限，依靠线上采购平台供应商大数据，对于采购人来讲，有更多的选择性，可以更好地降低成本。

3、通过线上采购信息平台，可以为采购双方节省人工成本。传统线下的采购需要专门的采购人员负责采购事宜，线上的采购则节省了大量的人工成本和沟通成本，让采购更便捷。

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